О первичной документаци

Уважаемые партнеры!

Обращаем Ваше внимание на необходимость правильного оформления первичной документации подтверждающей расходы Вашего предприятия так как:

В соответствии со статьей 252 НК РФ Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

• Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
• Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Подтверждением сумм расходов являются первичные документы.

В настоящее время налогоплательщики вправе использовать в работе самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, либо те формы, которые даны в альбомах унифицированных форм.

Любой первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете*. В частности, это:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
• № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)

Комплект документов, предоставляемый Вам поставщиками товаров, работ, услуг зависит от применяемого ими режима налогообложения.

 – При продаже товаров, материалов прочих оборотных активов составляются товарные накладные (чаще всего это накладные по унифицированной форме торг 12) ,накладные, расходные накладные, акты приема передачи.

 – При оказании услуг выполнении работ – составляются акты выполненных работ оказанных услуг.

 – Предприятия, применяющие общий режим налогообложения кроме названных документов предоставляют покупателям счета фактуры.

Либо оформляют УПД (Универсальный передаточный документ).

Универсальный передаточный документ объединяет в себе товарную накладную (накладную акт) и счет-фактуру.

Таким образом:

 – если Вы приобретаете товары (материалы, работы услуги) и Ваш поставщик предоставляет Вам товарную накладную, накладную, акт в которых НДС отдельной строкой не выделен либо присутствует фраза без НДС, НДС не облагается этого достаточно.

 – если поставщик предоставляет товарную накладную, накладную, акт, в которых выделен НДС, необходимо дополнительно получить от него счет фактуру.

( Обращаем Ваше внимание на то, что счет фактура сам по себе служит только для подтверждения расчетов с бюджетом по налогу на добавленную стоимость и не является основанием для подтверждения расходов на закупку товаров работ услуг)

- Если поставщик оформил Универсальный передаточный документ этого достаточно.

Перечисленные выше документы служат подтверждением факта получения Вами товаров работ услуг.

Документами, подтверждающими факт оплаты, являются:

При безналичных расчетах – Платежные поручения. Платежные поручения Вы оформляете самостоятельно на основании полученных от поставщика, счетов на оплату, накладных, актов, договоров и т.д. Обращаем Ваше внимание на то, что при оформлении платежных поручений важно правильно указать основание платежа (счет, акт ит.д.) и сумму налога на добавленную стоимость она указывается поставщиком в перечисленных документах.

При наличных расчетах обязательном порядке должна применяться ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — Закон о ККТ). При этом продавец в момент оплаты обязан выдать покупателю чек ККТ (п. 1 ст. 5 Закона о ККТ).

В некоторых случаях при осуществ­лении торговой деятельности продавцы могут не применять ККТ. Перечень таких случаев приведен в п. 2.1 и 3 ст. 2 Закона о ККТ. Так, например, не использовать ККТ могут лица, применяющие ЕНВД или ПСН, при торговле в рамках данных спецрежимов при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа — товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ).

Такой документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование, порядковый номер, дату выдачи, наименование организации (ФИО — для индивидуального предпринимателя), ИНН продавца, наименование и количество приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), сумму оплаты, должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись (п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ).

Таким образом: оплата при приобретении товаров за наличный расчет должна подтверждаться отпечатанными чеками ККТ или документами (товарными чеками, квитанциями к приходным кассовым ордерам или другими документами), удостоверяющими прием денежных средств за соответствующий товар, оформленными в соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона о ККТ. Если продавец не предоставил Вам чек ККМ просите его указать в товарном чеке, квитанции бланке строгой отчетности фразу : От применения ККМ освобожден в связи с применением ЕНВД(ПСН) это уменьшит количество вопросов со стороны фискальных органов.

Предприятия оптовой торговли в ряде случаев вместе с чеком ККМ предоставляют покупателю квитанции к приходным кассовым ордерам. Этот документ не является обязательным, но служит дополнительным подтверждением внесения денежных средств и расшифровывает основание платежа (нак-я. Акт договор и тд..).

При приобретении товаров в магазинах розничной торговли покупателям обычно выдают чеки ККМ содержащие наименование количество и стоимость всех приобретенных товаров работ и услуг. Такие документы подтверждают и факт оплаты, и факт получения товара и являются достаточными для подтверждения расходов.

В ряде магазинов чеки ККМ содержат только сумму, полученную от Вас, к таким чекам следует дополнительно запрашивать товарные чеки содержащие наименование количество и стоимость всех приобретенных товаров, общие фразы, такие как за продукты питания, за канцтовары не помогут Вам уменьшить расходы.